Fast Close: Een maandafsluiting in twee dagen

Tytuł obrazka

De maandafsluiting is voor bedrijven een proces dat veel tijd in beslag neemt, soms té veel in de ogen van de organisatie en medewerkers van de afdeling finance. 

Marco Wels, Head of Finance bij BrandLoyalty weet dat het ook anders kan. Op 21 januari 2016 gaf hij een lezing aan onze klanten in Eindhoven, en legde op inspirerende wijze uit hoe zijn organisatie de maandafsluiting heeft weten te verkorten naar twee dagen. 

Deze werkwijze levert niet alleen tijdswinst op. Het zorgt er ook voor dat informatie transparanter en sneller beschikbaar is, waardoor een organisatie betere prognoses kan maken en toekomstgerichter kan werken.

Een integrale benadering

BrandLoyalty’s hoofdkantoor is gevestigd in Den Bosch en de organisatie opereert in meer dan 30 landen wereldwijd vanuit 16 buitenlandse kantoren. 

Het belangrijkste uitgangspunt is dan ook dat je als organisatie uitgaat van een integrale aanpak waarbij gekeken wordt naar alle processen die invloed hebben op het afsluitproces. Je sluit af als bedrijf, niet als afdeling finance. Daarom is het essentieel om het gehele proces van de maandafsluiting te analyseren; welke onderdelen kun je op welk moment afsluiten? De kerngedachte is dat je als organisatie tijdens de maandafsluiting geen problemen meer op hoeft te lossen. Een goed proces zorgt ervoor dat deze knelpunten gedurende de maand aan het licht komen en opgelost zijn. 

Het plan van aanpak 

Om tot een snellere afsluiting te komen is door BrandLoyalty naar een drietal aspecten gekeken, 1) de rapportage planning; 2) de processen; 3) de mensen. 

De eerste stap in het verkorten van demaandafsluiting is het plannen van de afsluitwerkzaamheden op basis van de rapportagekalender. Kernvraag is waar geoptimaliseerd kan worden, vanuit een finance oogpunt.

Vervolgens is de afhankelijkheid tussen finance en de verschillende afdelingen in kaart gebracht, met name de processen die de financiële afsluiting raken. Hoe lopen de communicatielijnen en wie heeft input van wie nodig om een onderdeel van het proces te kunnen afsluiten? Een hoge mate van automatisering is belangrijk om tijdige en volledige informatie voorziening mogelijk te maken.

Zeer belangrijk voor het slagen van een verkorte maandafsluiting is dat je draagvlak onder de medewerkers hebt, niet alleen lokaal maar wereldwijd. Staan alle betrokkenen achter de nieuwe manier van werken? Ownership van elke medewerker over zijn of haar stuk van het proces is onmisbaar voor een succesvol verloop.

Het proces

Bekijk hier de tijdlijn van het ‘fast close’ proces zoals dit toegepast wordt bij BrandLoyalty. Essentieel hierbij zijn drie meetings: Bij de close preparation meeting, twee dagen voor afsluiting, zijn de controllers en de afdeling accounting aanwezig en worden de voorlopige cijfers doorgenomen en specifieke acties voor de afsluiting bepaald. Dezelfde mensen zijn ook aanwezig bij de pre-close meeting waarin de cijfers per entiteit en per divisie in detail worden doorgenomen en gekeken wordt hoe deze zich verhouden tot de afgegeven forecast . Dit zorgt voor betrokkenheid bij het totale proces en biedt tegelijkertijd een trainingsmoment. Bij de closing meeting zijn de CFO, het hoofd consolidatie en de controllers aanwezig en worden de geconsolideerde cijfers besproken, waarna formeel gerapporteerd wordt.

Voordelen van een ‘fast close’ 

Het grootste voordeel van een korte maandafsluiting is dat je als gehele organisatie de relevante informatie sneller tot je beschikking hebt, en daardoor beter geinformeerd naar de toekomst kunt kijken. Doordat de afdeling finance zich meer richt op de toekomst, vinden zij beter aansluiting bij de rest van de organisatie, die ook alweer bezig is met toekomstige business.

Aandachtspunten

Een zeer korte maandafsluiting brengt ook risico’s met zich mee. Met name op het gebied van beschikbaarheid van IT systemen, aanwezigheid van mensen en tijdige beschikbaarheid van informatie die van externe partijen afkomstig is. Het is belangrijk om je er als organisatie van bewust te zijn waar knelpunten kunnen ontstaan en de gevolgen hiervan zoveel mogelijk te beperken.

Meer informatie

Meer informatie over BrandLoyalty vindt u op www.brandloyalty-int.com.

Wilt u aanwezig zijn bij ons volgende evenement of heeft u overige vragen? Neem dan contact met ons op via eindhoven@robertwalters.com of via 040 7999 910. 

 

 

Set up a 

targeted job alert 

Read more »

Aanbevolen vacatures