Executive Assistant

Voor een internationale organisatie in Amsterdam Zuid zoeken wij een Executive Assistant voor minimaal 36 uur per week, met grote voorkeur voor 40 uur. Het betreft een opdracht voor minimaal 6 maanden, met grote kans op verlenging.

HOE ZIET EEN WERKDAG ERUIT?

Als Executive Assistant speel je een belangrijke rol binnen het kantoor. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en ondersteunt het team én het management op administratief en organisatorisch vlak. Andere taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Office management: beheren van kantoorbenodigdheden, coördineren van kantooractiviteiten (incl. IT), en ondersteuning van medewerkers.
• Vergaderingen & evenementen: organiseren en faciliteren van interne en externe meetings, events en boekingen voor gasten.
• Reisorganisatie: boeken van vluchten (incl. UNITED PASS tickets), hotels en andere reisbenodigdheden.
• Onboarding: begeleiden van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning: opstellen van uitnodigingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, bijhouden van vakantieverzoeken, ondersteunen bij visumaanvragen.
• Financiële ondersteuning: reconciliatie van creditcarduitgaven, opstellen van individuele rapportages, verzamelen van klantbetalingen, ondersteunen in het budgetproces.
• Communicatie: beantwoorden van telefoontjes en zorgen voor correcte doorverwijzing.
• Post & koeriersdiensten: beheren van inkomende en uitgaande post en pakketdiensten.
• Facturatie en inkoop: verwerken van inkooporders, facturen, betalingen en beantwoorden van leveranciersvragen.

ONZE AANBIEDING

• Een aantrekkelijk salaris van maximaal €4.500 o.b.v. 40 uur en goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Reiskostenvergoeding
• De mogelijkheid om hybride te werken
• Een uitdagende functie voor minimaal 36 en maximaal 40 uur
• Een dynamische en uitdagende functie
• Een prachtig kantoor in Amsterdam Zuid
• Ruimte voor eigen initiatief en creativiteit om processen continu te verbeteren

JOUW PROFIEL

• Een afgeronde MBO 4 in een relevant vakgebied, zoals Management Assistant of een vergelijkbare studie
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunde positie
• Goede administratieve vaardigheden en het vermogen om effectieve relaties op te bouwen met diverse belanghebbenden
• Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden, met oog voor detail
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands & Engels.
• Je bent communicatief sterk en weet goed prioriteiten te stellen.

Ben je klaar voor een nieuwe uitdaging of wil je graag graag een vervolg stap maken als Executive Assistant en in Amsterdam werken? Twijfel dan niet en solliciteer direct. Ben je nieuwsgierig en benieuwd wat wij je nog meer kunnen bieden? Wij nodigen jou graag uit voor een kopje koffie/thee. Andere vragen twijfel dan niet en solliciteer direct of bel mij op 0618415199.

This role is managed by Walters People B.V., trading under the name Robert Walters.