Personal Assistant

Voor een snelgroeiend fullservice notariskantoor in Almere zoeken wij een Personal Assistant die de CEO op hoog niveau ondersteunt. In deze rol ben jij de rechterhand van de CEO en zorg je ervoor dat agenda’s, communicatie, projecten en bestuurlijke processen strak georganiseerd zijn. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

HOE ZIET JE DAG ERUIT?

Je werkt dagelijks dicht op het bestuur en bent verantwoordelijk voor het bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten. Je ondersteunt de CEO bij zowel administratieve als organisatorische werkzaamheden en speelt een belangrijke rol in de voortgang van projecten en besluitvorming. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen agenda’s, overleg, correspondentie en coördinatie van uiteenlopende processen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van een complexe agenda en prioriteren van afspraken;
• Organiseren en coördineren van interne en externe bijeenkomsten;
• Beheren van de mailbox van de CEO en zelfstandig afhandelen van correspondentie waar mogelijk;
• Bewaken van deadlines, actiepunten en gemaakte afspraken;
• Opstellen van zakelijke correspondentie, documenten, presentaties en rapportages;
• Ondersteunen van het bestuurssecretariaat en bewaken van de governanceplanning;
• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en uitwerken van besluiten- en actielijsten;
• Coördineren en ondersteunen van organisatiebrede projecten en verandertrajecten;
• Signaleren van knelpunten en bewaken van de voortgang van acties binnen de organisatie;
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
• Zorgdragen voor een correcte en vertrouwelijke administratie.

WAT WIJ VRAGEN

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een opleiding in Management Support, Officemanagement, Directiesecretaresse of vergelijkbaar;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring als Personal Assistant, Directiesecretaresse of Executive Assistant;
• Ervaring met complex agendabeheer en directieondersteuning;
• Goede beheersing van Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen;
• Een proactieve houding en sterk anticiperend vermogen;
• Discretie, integriteit en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden;
• Ervaring met governance of bestuurlijke besluitvormingsprocessen is een pré, maar geen vereiste.

WAT WIJ BIEDEN

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid;
• Werken dicht op het bestuur van een groeiende organisatie;
• Ruimte om mee te denken over verbeteringen en processen;
• Een professionele organisatie met korte lijnen en betrokken collega’s;
• Ondersteuning bij opleidingen en cursussen voor jouw ontwikkeling;
• Een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding wanneer je verder dan 10 kilometer van het werk woont;
• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week, in overleg;
• Een moderne en professionele werkomgeving in Almere;
• Een informele werksfeer waarin samenwerken vanzelfsprekend is;
• Aandacht voor gezondheid, werkplezier en persoonlijke ontwikkeling.

Interesse?

Ben jij de Personal Assistant die wij zoeken en wil je graag in Almere werken? Twijfel dan niet en solliciteer direct!

This role is managed by Walters People B.V., trading under the name Robert Walters.