Backoffice Medewerker

Ben jij administratief sterk en krijg je energie van het controleren en regelen van alles rondom flexibele medewerkers? Heb je ervaring opgedaan bij een uitzendbureau of binnen een backoffice en weet jij hoe belangrijk een kloppende uren- en factuuradministratie is? Dan is dit misschien jouw volgende stap!

Voor een internationaal bedrijf in de maritieme sector, gespecialiseerd in het onderhouden, repareren en vernieuwen van schepen en maritieme installaties, zoeken wij een Backoffice Medewerker.

In deze functie ben je de administratieve spil tussen flexcoördinatoren, medewerkers en leveranciers. Je houdt overzicht, controleert documenten en uren en zorgt ervoor dat facturen en administratie correct en tijdig worden verwerkt.

Wat ga je doen?

Je houdt je onder andere bezig met:

• Opvragen van benodigde documenten bij medewerkers en leveranciers, zowel telefonisch als per e-mail;
• Controleren van verplichte documenten, zoals VCA-certificaten, A1-verklaringen, lascertificaten en tewerkstellingsvergunningen;
• Bijhouden van rapportages over ontbrekende documenten en actief opvolgen hiervan;
• Uitzetten en uitvoeren van audits op loonstroken bij leveranciers;
• Controleren van loonstroken en urenstaten;
• Opvragen en controleren van leveranciersdocumentatie, zoals WKA-verklaringen, G-rekeningovereenkomsten en SNA-certificaten;
• Signaleren en escaleren van structureel ontbrekende documenten richting de leidinggevende en de betreffende werf;
• Beantwoorden van vragen van leveranciers over onder andere uren, facturen en andere administratieve zaken;
• Bijhouden welke facturen zijn ingediend en leveranciers tijdig attenderen wanneer facturen ontbreken;
• Aanmaken, wijzigen en afsluiten van opdrachten in het systeem;
• Beheren van de algemene mailbox;
• Administratief ondersteunen en ontzorgen van de flexcoördinatoren;
• Uitvoeren van urencontroles van internationale collega's;
• Controleren van facturen aan de hand van urenstaten.

Wat breng je mee?

Voor deze functie zoeken we iemand die administratief sterk is en ervaring heeft met flexibele arbeid. Je bent gewend om met verschillende partijen tegelijk te schakelen en weet hoe belangrijk het is dat uren, documenten en facturen correct worden verwerkt.

Daarnaast:

• Heb je aantoonbare ervaring binnen een uitzendbureau, payrollomgeving, backoffice of een vergelijkbare administratieve functie;
• Heb je ervaring met urenregistratie, loonstroken en/of factuurcontrole;
• Werk je nauwkeurig en houd je goed overzicht over meerdere dossiers en werkzaamheden;
• Vind je het prettig om zaken actief na te jagen wanneer informatie of documenten ontbreken;
• Ben je communicatief vaardig en schakel je makkelijk met medewerkers, leveranciers en collega's;
• Ben je zelfstandig, maar werk je ook graag samen met een team;
• Heb je goede kennis van de Nederlandse en bij voorkeur ook de Engelse taal;
• Kun je goed overweg met administratieve systemen en MS Office.

Wat bieden wij?

• Een salaris tussen €3.100 en €3.700 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring, op basis van een fulltime dienstverband;
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Een verantwoordelijke en veelzijdige administratieve functie binnen een internationale, technische omgeving;
• Veel contact met verschillende collega's, leveranciers en externe partijen;
• Een professionele werkomgeving waarin nauwkeurigheid en samenwerking centraal staan;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen binnen een organisatie met volop dynamiek.

Ben jij de Backoffice Medewerker die ik zoek? Reageer dan direct!

This role is managed by Walters People B.V., trading under the name Robert Walters.