Personal Assistant

Hoe ziet een dag eruit?

Als Personal Assistant ondersteun je het senior management op C-level. Je werkt nauw met hen samen en weet precies wanneer je moet handelen, wat kan wachten en wanneer directe actie noodzakelijk is. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agenda- en timemanagement voor meerdere C-level stakeholders;
• Proactief bewaken van prioriteiten, deadlines, afspraken en acties;
• Voorbereiden, coördineren en opvolgen van belangrijke managementmeetings;
• Ondersteunen bij de Monthly Business Reviews (MBR);
• Ophalen, verzamelen en structureren van data en informatie vanuit verschillende landen;
• Voorbereiden en ondersteunen van Level Up Board-meetings;
• Maken en voorbereiden van professionele Engelstalige presentaties en managementdocumentatie;
• Bijwonen van meetings en vertalen van besproken onderwerpen naar duidelijke actielijsten, deadlines en opvolging;
• Bewaken dat acties daadwerkelijk worden uitgevoerd en waar nodig stakeholders hier proactief op aanspreken;
• Organiseren en coördineren van gesprekken en meetings op verschillende locaties;
• Schakelen met andere Management Assistants en Personal Assistants binnen de organisatie;
• Coördineren van internationale afspraken, waarbij je onder andere rekening houdt met het tijdsverschil met het Verenigd Koninkrijk;
• Ondersteunen bij reisplanning, afspraken, events en andere organisatorische werkzaamheden;
• Waar nodig ondersteunen bij privéplanning en zorgen dat zakelijke en persoonlijke verplichtingen goed op elkaar aansluiten;
• Signaleren van mogelijke knelpunten voordat deze ontstaan en hier zelfstandig op anticiperen;
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt richting interne en externe stakeholders.

Wie zoeken wij?

Voor deze Personal Assistant positie zoeken we iemand die ervaring heeft met ondersteuning op senior management- of C-level en zich comfortabel voelt in een omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt. Je bent secuur, scherp en hebt een sterk oog voor detail, maar verliest daarbij het grotere geheel niet uit het oog. Je kunt uitstekend bepalen wat urgent is en wat kan wachten. Je voert niet alleen uit wat wordt gevraagd, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en komt zelfstandig in actie. Daarnaast:

• Heb je aantoonbare ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant of Senior Management Assistant;
• Ben je strategisch, proactief en organisatorisch zeer sterk;
• Heb je affiniteit met cijfers en kun je managementinformatie snel doorgronden en structureren;
• Kun je goed schakelen tussen verschillende senior stakeholders en uiteenlopende prioriteiten;
• Ben je discreet en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke zakelijke en persoonlijke informatie;
• Communiceer je professioneel en gemakkelijk op verschillende niveaus;
• Beheers je zowel het Nederlands als Engels uitstekend in woord en geschrift;
• Kun je zelfstandig werken en durf je beslissingen te nemen;
• Ben je flexibel wanneer de situatie daarom vraagt. Soms vraagt een belangrijke deadline of meeting om wat extra flexibiliteit.

Wat bieden wij?

Je komt terecht bij Robert Walters in Amsterdam, binnen een professionele, internationale en dynamische organisatie. Je zit dicht op de besluitvorming, krijgt veel verantwoordelijkheid en werkt direct samen met senior stakeholders. Daarnaast bieden wij:

• Een goed salaris van €5.000 tot €6.500 bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van ervaring;
• Een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding;
• Dagelijks gratis ontbijt en lunch op kantoor;
• Een werkweek van 32 tot 40 uur, met een sterke voorkeur voor 40 uur;
• Minimaal twee dagen per week op kantoor;
• De mogelijkheid om daarnaast hybride te werken;
• Een internationale werkomgeving met veel contact op senior managementniveau;
• Een verantwoordelijke C-level positie met veel ruimte voor eigen initiatief.

Interesse?

Ben jij de Personal Assistant die energie krijgt van een hoog tempo, complexe agenda's en het ontzorgen van C-level stakeholders? En heb jij vaak al drie stappen vooruit gedacht voordat de vraag überhaupt wordt gesteld? Dan komen we graag met je in contact. Solliciteer direct of kom bij ons langs op kantoor voor een kop koffie. We vertellen je graag meer over de functie en onze organisatie.