Concreet en persoonlijk: dé pijlers voor een sterk sollicitatieproces

Vreni van Herk


De krapte op de arbeidsmarkt is enorm: het is alle hens aan dek om nieuwe medewerkers voor je te winnen. Of dat lukt hangt in grote mate af van je werving- en selectieproces. Recruitment specialist Vreni van Herk geeft advies over de belangrijkste elementen van dit proces: de vacaturetekst, de sollicitatiegesprekken en de onboarding.

 

Concrete vacatureteksten

Werving en selectie begint met een sterke vacaturetekst, en een sterke vacaturetekst begint met een passende functietitel. Maar een functietitel blijkt meer dan eens te generalistisch, te specifiek of juist nietszeggend. 'Een business controller bij organisatie X zou zomaar veel meer finance taken kunnen hebben dan een business controller bij organisatie Y', aldus Van Herk. 'Wees je bewust van de soms onduidelijke betekenissen van functietitels en denk goed na over het gebruik ervan'. 

Het is om die reden ook aan te raden om zo concreet mogelijk te zijn over de functie-inhoud en pakkende voorbeelden te noemen. Wel erkent Van Herk direct dat dit lastig kan zijn. 'Vraag collega's die het meest over de baan weten om input. Wat zijn veelvoorkomende business cases? En met welke grote uitdagingen krijg je te maken in deze rol? Daarnaast is het essentieel om de organisatiestructuur en het team toe te lichten. Hoe completer je omschrijving, hoe beter je sollicitanten bij de functie zullen passen'.

Let er daarnaast op dat je vacatureclichés vermijdt, zoals energiek, ambitieus en enthousiast. ‘Met deze generieke termen val je niet op onder sollicitanten’, legt Van Herk uit. Ook is het goed om de vereisten in een vacaturetekst onder de loep te nemen, zodat je niet onnodig kandidaten uitsluit. 'Zoek je daadwerkelijk een financial met vijf jaar werkervaring, of stel je deze eis uit gewoonte, of omdat concurrenten dit ook doen?'

Een sterk en snel sollicitatieproces

Het sollicitatieproces moet snel verlopen, anders verlies je kandidaten. 'De agenda moet worden ingericht naar de sollicitant; je moet bereid zijn je eigen afspraken te annuleren als dat nodig is', aldus Van Herk. Als het eerste gesprek op maandag is, kan het tweede en eventueel het derde gesprek op woensdag plaatsvinden, en kan vrijdag een aanbod gedaan worden. 'Dankzij covid-19 zijn we gewend geraakt aan online solliciteren. Als een of twee gesprekken digitaal zijn, is snel schakelen zeker haalbaar'.

Blijf daarnaast in contact met de kandidaat, verdwijn niet van de radar. 'Communiceer gedurende het gehele proces over de verwachtingen wat betreft salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je hoeft niet direct een aanbieding te doen bij het eerste belletje, maar je kunt wel verifiëren of het salaris binnen de verwachte range ligt, om niet later voor verrassingen komen te staan', licht Van Herk toe. 

Kijk ook goed naar wie je bij het sollicitatieproces betrekt. 'Kies voor het eerste gesprek de collega uit die het meest over de functie kan vertellen, en een goede indruk zal achterlaten bij de kandidaat', licht Van Herk toe. Voor het laatste gesprek is het aan te raden om meerdere collega's aan te laten haken, zodat er geen onnodige extra gesprekken gevoerd moeten worden. 'Dan is het gesprek bijvoorbeeld met de interne recruiter en de teammanager, sluiten het laatste kwartiertje twee teamleden aan, en volgt daarna een korte rondleiding over de werkvloer. Zorg er ook voor dat collega’s weten dat er een sollicitant op kantoor komt'. 

Tot slot is het goed om kritisch te blijven; sollicitanten die niet betrokken overkomen, zijn een red flag. 'Het is mogelijk dat je kandidaten spreekt die in principe prima op hun plek zitten, en alleen van plan zijn om te switchen bij een bijzonder mooi aanbod, of puur op zoek zijn naar een salarisbenchmark. Let erop of zij oprechte interesse tonen in de functie', zegt Van Herk ‘Anders loop je het risico dat zij uiteindelijk toch bedanken voor de baan’.

Een uitgebreid inwerkproces

Een uitgebreid onboardingprogramma is van belang voor een warm welkom, en om je nieuwe medewerker snel up en running te krijgen. 'Tussen de bedrijven door inwerken is niet effectief en verloopt vaak chaotisch', licht Van Herk toe. 'Bovendien kun je sollicitanten tijdens de sollicitatiegesprekken al enthousiasmeren over het inwerkprogramma. Kandidaten zijn toch sneller overtuigd als ze weten dat er een concreet plan voor hen klaarligt en duidelijk is wat ze de eerste periode gaan doen'.

Meestal zijn ontwikkelingsmogelijkheden - waar ook een sterke onboarding onder valt - de reden voor kandidaten om over te stappen naar een andere baan. Van Herk: ‘Zorg dat je nieuwkomers daarom verder kunt helpen in hun carrière. Niet alleen door een goede onboarding te bieden, maar ook door daarna trainingen en cursussen te blijven faciliteren. En benoem de mogelijkheden ook in je vacaturetekst en tijdens het sollicitatieproces. Het is zonde als je dit niet doet, want hierdoor loop je veel kandidaten mis’. 

Meer informatie

Wil je meer advies op het gebied van werving en selectie? Bekijk ons overige recruitmentadvies. Voor persoonlijk advies kunt je contact opnemen met Vreni van Herk, via vreni.van.herk@robertwalters.com of tel. 010 7527223.

Carrière advies

»