Is uw organisatie klaar voor het permanent aanbieden van thuiswerken?

Man-on-tablet

Is uw organisatie klaar voor het permanent aanbieden van thuiswerken?

Voor sommige werkgevers was thuiswerken compleet nieuw. Als u deze mogelijkheid permanent wil blijven aanbieden, is het belangrijk er zeker van te zijn dat uw organisatie klaar is voor werken op afstand. Dat betekent ook dat er geïnvesteerd moet worden in de juiste technologie. Deze vijf aspecten zijn belangrijk om bij stil te staan in de overgang naar een permanente vorm van flexibel werken.  

 

1. Communicatie tools

Het is belangrijk om uw team van de juiste communicatiemiddelen te voorzien, zodat ze zich niet geïsoleerd voelen thuis. Denk daarom verder dan alleen communicatie per email, en zorg ervoor dat u gebruiksvriendelijke communicatieplatforms gaat gebruiken, zoals Microsoft Teams, Slack en Workplace by Facebook. Ook tools voor videogesprekken als Skype for Business, Zoom of Google Hangouts spelen een belangrijke rol in het effectief thuis kunnen werken. Dergelijke tools zorgen ervoor dat werknemers zich met elkaar verbonden voelen. Daarnaast helpen ze nieuwe medewerkers om zich snel thuis te voelen in de bedrijfscultuur, en hun collega’s ook op informele wijze te leren kennen.  

2. De werkomgeving

Hoe kunnen medewerkers hun werk efficiënt en veilig uitvoeren vanuit huis? Denk eerst aan de meest urgente hardware die geleverd moet worden aan uw werknemers, zodat ze in ieder geval vanaf dag één de basis van hun werk kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, muis en een oplader.

Het is natuurlijk grotendeels de verantwoordelijkheid van de werknemer zelf om het zich tijdens het thuiswerken gemakkelijk te maken. Toch is het ook goed om na te denken over de faciliteiten die normaal gesproken op kantoor aangeboden worden. Denk hierbij aan een goede rugsteun, een toetsenbord, een extra beeldscherm en headsets. Zo zorgt u ervoor dat uw werknemers zich prettig voelen op hun werkplek thuis, wat zorgt voor een productiviteitsboost en meer betrokkenheid. 

3. Informatievoorziening

Zorg dat alle informatie die uw medewerkers nodig hebben online te vinden is op één centrale plek. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe werknemer een vraag heeft, kan hij dit hier opzoeken en hoeft hij niet direct een collega te bellen. Ook het online toegankelijk maken van trainingen is een waardevolle toevoeging. 

4. Software voor projectondersteuning

Een van de eerste problemen die zich voordoet als teams op afstand samenwerken, is het gebrek aan zichtbaarheid van de input per werknemer in gedeelde projecten. Daarom is het beter om gebruik te maken van programma’s waarin direct de status van een project te zien is, dan afhankelijk te zijn van wekelijks ingeplande teamvergaderingen. Programma’s die hier goed bij helpen zijn onder andere Trello, Asana en Google Docs. Managers kunnen hierin projecten overzien en de voortgang bijhouden.

5. Richtlijnen voor communicatie

Maak de nieuwe richtlijnen voor het werken op afstand duidelijk voor zowel uw huidige medewerkers, als nieuwe starters. Als uw organisatie gebruik gaat maken van nieuwe communicatie- en projectmanagementapplicaties, stel dan een korte uitleg samen waarin het gebruik van de nieuwe software wordt uitgelegd. Geef bijvoorbeeld aan dat email gebruikt zal worden voor niet-urgente vragen, chat voor snelle vragen, bellen voor urgente kwesties, conference callsvoor updates over een project en tekstberichten wanneer iemand uit het team niet telefonisch bereikbaar is.

Geef aan wat de verwachtingen zijn omtrent de bereikbaarheid van uw werknemers. U kunt ervoor kiezen om richtlijnen op te stellen voor werkuren en pauzetijden, zodat iedereen op dezelfde tijdenbereikbaar is.

Meer informatie

Lees ook onze tips over hoe je succesvol een sollicitatie- en onboardingsprocedure gaande houdt op afstand. Voor meer informatie kun je altijd contact met ons opnemen via netherlands@robertwalters.com of tel. 020 644 46 55. 

 

Recruitment advies 

»
Richels van een groot blauw gebouw

Webinars 

»

Vacature uploaden 

»

Salary Survey 

»

Recruitmentadvies 

»