Leidinggeven op afstand: zo creëer je de juiste werkomgeving voor je team

Managen op afstand; hoe doe je dat? Op de werkvloer kan het soms al een uitdaging zijn, laat staan met nog een extra barrière tussen jou en je team. Daarom hebben we een aantal tips onder elkaar gezet, zodat je je team op de best mogelijke manier op afstand kan begeleiden.

 

 

 

Zorg voor de juiste thuiswerk-tools

Toetsenborden, ergonomische stoelen, een extra beeldscherm; tools die op kantoor vanzelfsprekend zijn, maar thuis behoren ze meestal niet tot de standaard inboedel. Ze kunnen dan ook een groot gemis zijn bij het werken vanuit huis. En het grootste gemis is misschien wel het team dat niet meer binnen handbereik is. Door je werknemers te voorzien van de juiste offline en online tools zal hun productiviteit en werkmoraal stijgen.

Houd je team up to date

Veel mensen denken dat covid-19 een langdurige periode impact zal hebben op de arbeidsmarkt. Daarom is het als organisatie belangrijk om je team up to date te houden over de laatste ontwikkelingen in de organisatie. Dit kan door middel van groepsgesprekken via Teams of Skype of door officiële nieuwsupdates via de mail te sturen. Door je werknemers te betrekken bij nieuwe ontwikkelingen voorkom je onjuiste speculaties en paniekgedrag.

Creëer opnieuw het teamgevoel

Het aanhouden van het sterke teamgevoel is ook tijdens het thuiswerken ontzettend belangrijk. Waar je eerder een fysieke koffie of lunch inplande, kan je dat nu vervangen door een virtuele variant. Juist deze informele interactie is goed om de saamhorigheid op afstand te versterken.

Stimuleer een goede work-life balance

Door thuis te werken kan de grens tussen werk en privé vervagen, dus is het belangrijk hier de juiste balans in te vinden. Stel agendanotificaties in om werknemers de dag af te laten sluiten, lunch breaks te blokken en laat werknemers hun e-mailnotificaties ’s avonds stilzetten. Dit zal ze een gevoel van rust geven en stress uit hun systeem zetten.

En vergeet natuurlijk jezelf niet! Naast dat het goed is voor je eigen balans krijg je je team sneller mee door het goede voorbeeld te geven en tips en trics te delen.

Check regelmatig hoe het gaat & en wees alert op afwijkende signalen

Ook het regelmatig hebben van een-op-een contact met je werknemers is waardevol. Hierdoor krijg je niet alleen mee hoe het binnen het team gaat, maar het geeft je ook de kans om vroegtijdig in te grijpen als je afwijkende signalen spot die erop duiden dat iemand ergens moeite mee heeft. Let voor zo’n gesprek bijvoorbeeld op het niet reageren op berichten of een mindere tot geen deelname in groepsgesprekken.

Wees je ervan bewust dat geestelijke gezondheidsproblemen bij iedereen kunnen opspelen. Laat je team daarom weten dat ze ook op dat gebied bij jou terecht kunnen.

Zorg voor structuur

Duidelijkheid en sturing geven teams focus en motivatie na de invoer van een nieuwe werkwijze. Bespreek met je teams wat jouw wensen en verwachtingen zijn op het gebied van controle, check-ins en afmeldingen op afstand. Geef aan hoe en wanneer je team contact met je kan opnemen en geef duidelijke toelichting over de communicatiekanalen die jullie gebruiken.

Spreek met je medewerkers bijvoorbeeld af dat ze moeten e-mailen als iets niet urgent is, kunnen chatten voor snelle vragen, calls kunnen inplannen voor updates over een project en sms of Whatsapp gebruiken als ze iemand niet telefonisch kunnen bereiken.

Structuur geeft werknemers een bepaalde sturing, maar het moet niet verstikkend werken, dus plan niet de hele werkweek in met check-in calls. Vertrouw erop dat je team autonoom werkt en geef ze de vrijheid initiatief te nemen.

Maak gebruik van online communicatietools

Een gebrek aan face to face contact of een gesprek kan thuiswerkers een geïsoleerd gevoel geven. Maak daarom gebruik van communicatietools, zodat je werknemers niet enkel communiceren door middel van e-mail. Microsoft Teams, Zoom en Skype for Business zijn voorbeelden van software voor videogesprekken die ervoor zorgen dat je teams connecten en samenwerken. Zorg ervoor dat de groepsmeetings zo interactief mogelijk zijn. Betrek iedereen bij het gesprek en luister actief naar wat er gezegd wordt.

Stimuleer je team support tools te gebruiken

Als manager moet je je houden aan de richtlijnen van de organisatie en bekend bent met alle ondersteuning die je bedrijf biedt aan mensen die problemen hebben met hun mentale gezondheid. Van video meetings en virtuele oefeningen tot apps voor geestelijke gezondheid zoals Headspace en Calm. Zorg dat je kennis hebt van de mogelijkheden op de markt, zodat je gericht advies kan geven als dit nodig is.

Toon begrip voor kinderopvang en andere privé regelingen

Sommige werknemers zijn gebonden aan regelingen als kinderopvang of mantelzorg. Dit kan schuldgevoelens veroorzaken richting de werkgever en door het geregel thuis kan het zijn dat ze focus missen voor werk. Maak het bespreekbaar en bied ze, als ze het prettig vinden, hulp in het vormgeven van een thuiswerk-plan.

Vraag feedback

Werken op afstand is nieuw voor iedereen in de organisatie. Moedig daarom je werknemers aan feedback te geven over de manier van werken en of ze ideeën hebben ter verbetering van de situatie. Naast dat je input krijgt voor verbeteringen, voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie.

Laat je waardering zien

Gebruik communicatieplatforms om hoogtepunten uit te lichten aan het team of de organisatie, zodat werknemers zich gewaardeerd voelen. Wanneer je thuis werkt, kan het moeilijk zijn om de impact die iemand heeft zichtbaar te maken. Alleen al het geven van een korte ‘goed gedaan’-notitie laat blijk van waardering zien. Ook een beloning in de vorm van bijvoorbeeld een bedanklunch helpt het moreel te stimuleren en geeft een team weer een doel om naartoe te streven.

Meer informatie

Voor meer informatie over het onderzoek, en de terugkeer naar een nieuwe manier van werken, download u de eguide Returning to the new world of work.