Management Assistant

Voor een toonaangevend managementbureau in Amsterdam zoeken wij een Management Assistant die een centrale rol speelt in de ondersteuning van Partners, klanten en collega’s. In deze functie zorg je ervoor dat administratieve processen rondom contracten, plaatsingen en onboarding zorgvuldig, tijdig en correct verlopen. Je werkt in een dynamische en professionele omgeving waarin kwaliteit, samenwerking en resultaat centraal staan.

HOE ZIET JE DAG ERUIT?

Je bent dagelijks de verbindende schakel tussen de Partners, de businessunits, klanten en de financiële afdeling. Je beheert agenda’s, onderhoudt contact met opdrachtgevers en kandidaten en zorgt dat alles rondom opdrachten en projectadministratie soepel verloopt. Daarnaast werk je veel in systemen, bewaak je de voortgang van processen en denk je mee over verbeteringen en automatisering.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda’s van ongeveer vier Partners en het plannen van afspraken met opdrachtgevers;
• Verzorgen van correspondentie, zoals e-mails, offertes en contracten;
• Verantwoordelijk zijn voor het administratieve proces rondom opdrachten;
• Opstellen, controleren en verwerken van contracten voor opdrachtgevers en externe consultants;
• Bewaken van wet- en regelgeving;
• Vastleggen en muteren van plaatsingen, controleren van tarieven en klantgegevens;
• Voorbereiden en coördineren van de onboarding van consultants;
• Opvragen en controleren van documenten en certificaten;
• Dagelijks werken in AFAS en meedenken over procesverbeteringen en automatisering;
• In overleg met Partners organiseren van externe bijeenkomsten, inclusief uitnodigingen, locatiecoördinatie en ontvangst van gasten.

WAT WIJ VRAGEN

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal vijf jaar werkervaring als (Project) Management Assistant;
• Affiniteit met projectadministratie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Goede beheersing van Microsoft Office en Outlook;
• Je bent een volwaardige gesprekspartner voor Partners;
• Je bent representatief en past goed in een zakelijke dienstverlenende omgeving;
• Competenties zoals plannen en organiseren, prioriteren, communicatief sterk zijn, proactiviteit, stressbestendigheid, probleemoplossend vermogen en anticiperend werken passen bij jou;

WAT WIJ BIEDEN

• Een afwisselende en dienstverlenende functie binnen een groeiend en dynamisch team;
• Salarisindicatie tot 4500,- afhankelijk van ervaring;
• Een functie van 32 tot 40 uur per week;
• Een standplaats in Amsterdam;
• 27 vakantiedagen;
• Korting op een sport abonnement;
• Een laptop en telefoon;
• Een premievrije pensioenregeling;

Interesse?

Ben jij de Management Assistant die wij zoeken, en wil je graag in Amsterdam werken? Twijfel dan niet en solliciteer direct! Bij vragen neem contact op met Jasmijn: Jasmijn.roeleveld@robertwalters.com 0615003512

This role is managed by Walters People B.V., trading under the name Robert Walters.