Executive Assistant

Voor een professionele en dynamische organisatie in Amsterdam zoeken wij een Executive Assistant die structuur brengt, overzicht houdt en moeiteloos schakelt tussen agenda’s, communicatie en administratieve ondersteuning. In deze rol ben je een belangrijke sparringpartner voor de directie en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en zorgvuldig verloopt.

HOE ZIET JE DAG ERUIT?

Als Executive Assistant ondersteun je een aantal senior stakeholders in hun dagelijkse werkzaamheden en bent verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en bewaken van afspraken, acties en processen. Je schakelt veel met interne en externe contacten, houdt overzicht in een drukke agenda en zorgt dat informatie, documenten en afstemming altijd op orde zijn. Daarnaast denk je actief mee over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken;
• Organiseren en coördineren van meetings, bijeenkomsten en klantafspraken;
• Verzorgen van professionele correspondentie, waaronder e-mails, offertes en documenten;
• Ondersteunen bij contractuele en administratieve processen;
• Bewaken van voortgang, deadlines en afspraken;
• Opstellen, controleren en verwerken van documenten en dossiers;
• Contact onderhouden met opdrachtgevers, collega’s en externe relaties;
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan procesoptimalisatie;
• Voorbereiden van bijeenkomsten en ondersteunen bij de logistieke organisatie.

WAT WIJ VRAGEN

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur op senior niveau;
• Ervaring met agenda en procesmanagement;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Sterke vaardigheden in Microsoft Office en Outlook;
• Je bent zorgvuldig, representatief en communicatief sterk;
• Je kunt goed prioriteren, schakelen en overzicht bewaren;
• Je werkt graag samen en bent prettig in de omgang;
• Ervaring binnen een zakelijke of dienstverlenende omgeving is een pré.

Wat wij bieden

• Een afwisselende functie binnen een professionele en groeiende organisatie;
• Een rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Een standplaats in Amsterdam.
• Salarisindicatie tot 4500, - afhankelijk van ervaring;
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden, passend bij je ervaring;
• 27 vakantiedagen;
• Een laptop en telefoon;
• Premievrije pensioenregeling;
• Korting op een sportabonnement.

Interesse?

Ben jij de Executive Assistant die wij zoeken en wil je graag in Amsterdam werken? Twijfel dan niet en solliciteer direct! Bij vragen neem contact op met Jasmijn: Jasmijn.roeleveld@robertwalters.com 0615003512

This role is managed by Walters People B.V., trading under the name Robert Walters.