Het takenpakket van secretaresses, office managers en management assistants wordt steeds breder. Door digitalisering, internationalisering en andere organisatietrends is de inhoud van secretariële functies voortdurend in ontwikkeling. Als secretaresse doe je er daarom goed aan om regelmatig een cursus of training te volgen. Tim Roza, recruitment expert management support, zet enkele interessante trainingen voor je op een rij.
1. Time management
Er wordt tegenwoordig steeds meer verwacht van secretaresses. De functie bevat een uitgebreid takenpakket; administratieve werkzaamheden, agenda management, spoedklusjes en regelwerk zoals het boeken van reizen en internationale afspraken inplannen (vergeet de verschillende tijdzones niet!). Tim: “Het is niet gek dat je soms het overzicht een beetje verliest. Daarom zien we bij Robert Walters dat de cursus Time Management steeds vaker wordt aangevraagd via de Robert Walters Academy, ons trainingsplatform voor kandidaten.” In een cursus Time Management leer je hoe je meer structuur kunt aanbrengen in je werkzaamheden. Ook leer je hoe je je tijd beter kunt indelen door het stellen van prioriteiten en hoe je op een professionele manier je grenzen kunt bewaken. Naast de cursus Time Management die onze kandidaten kunnen volgen via de Robert Walters Academy, zijn ook op Coursera een aantal gratis trainingen beschikbaar die je helpen om je werkzaamheden beter te plannen.
2. Zakelijke taalcursus
Het aantal internationale organisaties in Nederland is groot. Voor secretaresses betekent dit dat zij vaak met buitenlandse klanten moeten schakelen. Bij grote organisaties is op de werkvloer de voertaal vaak Engels. Voor secretaresses in deze organisaties is een goede beheersing van het Engels onmisbaar, en ook Frans en Duits komen goed van pas. Tim: “Wij merken dat werkgevers van hun secretaresses verwachten dat zij vloeiend Engels spreken. Soms onderschatten kandidaten dit, omdat zakelijk Engels toch iets anders is dan het Engels dat je op televisie hoort. Veel sollicitanten kiezen er dan ook voor om een zakelijke taalcursus te volgen, waar zij op een professionele manier leren communiceren met klanten.”
3. Zakelijk schrijven
Schriftelijke communicatie is natuurlijk een belangrijk onderdeel van je werk als secretaresse. Je hebt veel contact per email, ook met externe partijen. Met een cursus zakelijk schrijven leer je onder andere om professioneel en bondig te schrijven. Door helder te communiceren voorkom je dat de lezer onnodig veel tijd kwijt is aan het lezen van jouw emails, en voorkom je miscommunicatie. Natuurlijk kom je ook professioneler over als je emails goed geformuleerd en zonder spelfouten zijn. Tim: “Na het volgen van een cursus zakelijk schrijven kun je vaak ook beter bijdragen aan leuke schrijfprojecten, zoals de voorbereiding van presentaties of uitnodigingen voor evenementen.”
4. Microsoft Office
Het Office pakket – daar kan elke secretaresse toch al prima mee overweg? Dat zou je denken, maar in de praktijk wordt het ene programma veel vaker gebruikt dan het andere. De mogelijkheden van bijvoorbeeld Excel en Powerpoint zijn eindeloos. Tim: “Veel gebruikers zetten Microsoft Office op hun cv, maar wij zien grote verschillen tussen kandidaten als we inzoomen op de specifieke vaardigheden. Niet zo gek, want je kennis zakt snel weer weg als je het programma een tijdje niet gebruikt.” Met een Microsoft Office training fris je die kennis snel weer op. Daarnaast zul je er zeker nieuwe handigheidjes bij leren die je helpen om efficiënter te werken.
5. Communicatievaardigheden
Een training communicatievaardigheden is om verschillende redenen heel waardevol voor secretaresses. Als spil van de organisatie klopt iedereen bij je aan met vragen en verzoeken. Servicegericht als je bent, stel je collega’s niet graag teleur. Toch moet je prioriteiten stellen. Een communicatietraining helpt je daarbij. Tim: “Nee zeggen is voor veel mensen lastig. De kunst is om het te doen op een manier die geen weerstand opwekt, zodat je collega begrijpt waarom je niet vandaag dat rapport kunt sturen.” Een training communicatievaardigheden leert je ook hoe je anderen in beweging kunt laten komen, doordat je op een positieve manier duidelijk maakt wat je nodig hebt en waarom. Zo bereik je meer, houd je collega’s te vriend en kun je je grenzen beter bewaken.
Bonustip: KEI voor de juridisch secretaresse
In het juridische werkveld zijn veel veranderingen gaande. De rechtspraak in Nederland moet aansluiten bij de digitalisering van de samenleving en procedures moeten sneller en eenvoudiger. Digitaal procederen is sterk in opmars, wat een flinke omslag betekent voor alle juridisch secretaresses. Na het volgen van een KEI (Kwaliteit En Innovatie rechtspraak) training ben jij volledig op de hoogte. Je leert bijvoorbeeld wanneer het ‘oude’ rolreglement van toepassing is en wanneer het nieuwe gebruikt moet worden. Ook leer je werken met het nieuwe procesreglement. Tim: “Veel juridische organisaties waar wij voor werven zoeken secretaresses met een afgeronde KEI training. Deze training is recent toegevoegd aan het opleidingsaanbod van onze Academy en is heel populair bij juridisch secretaresses.”
Meer informatie
Wil je meer weten over handige trainingen en opleidingen voor secretaresses? Neem contact op met Tim Roza via tim.roza@robertwalters.com of tel. +31 (0) 20 644 4655.
Ben je op zoek naar een baan als secretaresse, management assistant of PA? Bekijk onze office & management support vacatures.
