Wereldwijd privacybeleid

Dit beleid is van toepassing op de groep van bedrijven met als uiteindelijke eigenaar Robert Walters plc, (bedrijfsnummer 03956083), gevestigd te 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, Londen, WC2E 9AB, Verenigd Koninkrijk en handelend onder de merken Robert Walters, Resource Solutions en Walters People (hierna gezamenlijk te noemen de 'Robert Walters-groep').

Met 'we/wij', 'ons' of 'onze' wordt in dit beleid verwezen naar de Robert Walters-groep.

Wat Robert Walters doet

De Robert Walters-groep biedt:

• adviesdiensten voor personeelswerving en plaatst onder de merken Robert Walters en Walters People kandidaten op vaste, tijdelijke en opdrachtbasis in uiteenlopende branches en regio’s ('wervingsdiensten');
• outsourcing van bedrijfsprocessen en ondersteunt bedrijven met de werving van vaste en tijdelijke medewerkers, hun leveranciersketen, arbeidsaanbod en screening (ook wel bekend als 'RPO', 'MSP' en 'Service Procurement Desk Services', die in het kader van dit beleid gezamenlijk 'uitbestede diensten' worden genoemd);
• andere consultancy-, technologie- en adviesdiensten ('consultancydiensten').

We verrichten onze activiteiten via een wereldwijd netwerk van gelieerde rechtspersonen en schakelen leveranciers in om onze klanten de best mogelijke oplossingen te bieden in de landen waar we diensten leveren. 

• Tenzij we anderszins aan u doorgeven, treden we in het kader van onze wervings- en consultancydiensten op als de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In gevallen waarin we als onderdeel van onze wervings- en consultancydiensten uw persoonsgegevens delen met onze opdrachtgevers, is het waarschijnlijk dat onze opdrachtgevers uw persoonsgegevens verwerken in de rol van verwerkingsverantwoordelijke. Onze opdrachtgevers kunnen in het kader van hun wervingsprocedure aanvullende persoonsgegevens bij u opvragen. 
• Tenzij we anderszins aan u doorgeven, gelden wij als de gegevensverwerker en onze opdrachtgevers als de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van persoonsgegevens die wij in het kader van uitbestede diensten over u verwerken. Wanneer we de rol van gegevensverwerker hebben, is het privacybeleid van onze opdrachtgever van toepassing. In het geval u een tijdelijke aanstelling krijgt van een bedrijf van de Robert Walters-groep, is het bedrijf van de Robert Walters-groep door wie u wordt aangesteld de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, tenzij we anderszins aan u doorgeven. 

Als u niet zeker weet wie de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens zoals opgenomen in artikel 13 van dit beleid.

Met dit wereldwijde privacybeleid ('beleid') willen we u informeren over de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verstrekken. Het is belangrijk dat u dit beleid leest in samenhang met eventuele andere verklaringen over gegevens, gegevensbescherming, eerlijke verwerking en/of privacy die we, voor zover van toepassing in het betreffende rechtsgebied, op het moment van verzameling van uw persoonsgegevens verstrekken. Deze verklaringen hebben geen voorrang op het beleid, tenzij we in het beleid of de verklaring in kwestie anders aangeven.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Onder persoonsgegevens valt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. 

We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan op basis van de wetgeving in een rechtsgebied is toegestaan. Hierna staan de soorten persoonsgegevens die we doorgaans verzamelen. Deze lijst is niet uitputtend. 

Soorten gevoelige of bijzondere persoonsgegevens - tijdens het wervingsproces of in het kader van de door ons aangeboden diensten kunnen we persoonsgegevens verzamelen die in sommige landen worden ingedeeld als gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. Daarbij kan de lokale privacywetgeving ons verplichten om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor de verwerking van zulke persoonsgegevens. Als we uw uitdrukkelijke toestemming nodig hebben, krijgt u een toestemmingsverklaring. Neem contact met ons op als we volgens u gevoelige of bijzondere persoonsgegevens over u bewaren en u geen toestemmingsverklaring heeft gekregen.

Verder verwerken we de volgende soorten gegevens over kandidaten en gebruikers van websites van de Robert Walters-groep:

• Samengevoegde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, voor alle doelen. Samengevoegde gegevens kunnen van uw persoonsgegevens zijn afgeleid, maar worden door de wet niet als persoonsgegevens aangemerkt omdat uw identiteit hiermee niet direct of indirect kan worden achterhaald. We kunnen bijvoorbeeld gebruiksgegevens samenvoegen om te berekenen welk percentage van de gebruikers een specifieke functie van de website gebruikt. Als we samengevoegde gegevens echter combineren met of koppelen aan uw persoonsgegevens op een manier waardoor u direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens en voldoen we bij het gebruik daarvan aan dit privacybeleid;
• Geanonimiseerde gegevens zijn gegevens die op basis van persoonsgegevens zijn gegenereerd, maar waaruit uw identiteit is verwijderd zodat de gegevens niet naar u kunnen worden herleid.

De leeftijd waarop een persoon als minderjarig geldt, verschilt van land tot land. We verzamelen in de regel geen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

2. Hoe we persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens meestal direct bij u. We verzamelen bijvoorbeeld persoonsgegevens wanneer u:

• persoonlijk, per telefoon, brief, fax, e-mail of via onze websites contact met ons heeft;
• zich bij ons inschrijft (bijvoorbeeld tijdens een carrièrebeurs);
  
• andere informatie bij ons indient, zoals een cv;
  
• psychometrische of andere beoordelingen doorloopt;
  
• zich aanmeldt voor vacaturemeldingen;
  
• zich abonneert op onze publicaties;
  
• een door ons georganiseerd evenement bijwoont;
  
• deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête; en/of
  
• ons feedback geeft.
  

Verder kunnen we via de volgende externe kanalen persoonsgegevens over u verzamelen:

• organisaties die, voor zover toegestaan in het rechtsgebied, screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;
  
• onze opdrachtgevers en hun externe leveranciers;
  
• overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;
  
• externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen;
  
• andere wervingsbureaus;
  
• aanbieders van analysediensten, waaronder Google Analytics en diverse vacaturebanken; en
  
• communicatieplatformen zoals Adobe Marketo, Cison en PR.
  

In rechtsgebieden waar dit is toegestaan, kunnen we ook openbaar beschikbare bronnen gebruiken om onder meer de volgende persoonsgegevens over u te verzamelen:

• uw identiteits- en historische gegevens op sociale media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook;
  
• uw identiteits- en contactgegevens uit bedrijfs-, handels- of kiesregisters; en
  
• uw identiteit uit kwalificatie- en ledenlijsten van beroepsorganisaties.
  

U kunt zich bij de Robert Walters-groep registreren of aanmelden met een account van LinkedIn, Facebook or Google ('socialmedia-account'). Zo kunt u snel en eenvoudig gebruikmaken van onze online diensten zonder dat u een specifieke account hoeft te maken bij ons. Als u deze functie wilt gebruiken, verwerken we uw naam en het primaire e-mailadres van uw socialmedia-account zoals bepaald in dit beleid.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websiteservers worden gemaakt en op uw pc of mobiele apparaat worden geplaatst. Afhankelijk van de cookie-instellingen van uw browser verzamelen we met behulp van cookies automatisch persoonsgegevens over u als u websites van de Robert Walters-groep bezoekt. Meer informatie over deze cookies, waaronder de manier waarop we ze gebruiken en welke keuzes u heeft, vindt u in ons cookiebeleid. Kijk voor meer informatie over het gebruik van cookies op http://www.allaboutcookies.org/.

3. Hoe we persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen als de wet dat toestaat. Deze eis dekt alle hierna beschreven doeleinden.

Kandidaten

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• loopbaan-, wervings- en/of bemiddelingsdiensten aan of namens u te leveren;
  
• uw gegevens te koppelen aan vacatures die volgens ons bij u passen om uw geschiktheid voor die vacatures te beoordelen;
  
• u de mogelijkheid te bieden om uw cv in te dienen, te solliciteren naar specifieke functie of u te abonneren op onze vacaturemeldingen zodat wij op de hoogte kunnen brengen van nieuwe relevante vacatures;
  
• namens u naar vacatures te solliciteren door uw persoonsgegevens naar opdrachtgevers te sturen;
  
• het wervingsproces te faciliteren als een opdrachtgever besluit dat uw sollicitatie doorgaat naar de volgende ronde;
  
• contractuele verplichtingen aan onze opdrachtgevers na te komen;
  
• u te informeren over relevante ontwikkelingen in de branche, evenementen, promoties en wedstrijden, en om andere relevante informatie te communiceren;
  
• uw vragen en verzoeken te beantwoorden;
  
• statistische analyses uit te voeren;
  
• diversiteit te controleren;
  
• onze verplichtingen op basis van de regelgeving na te komen;
  
• rechtsvorderingen uit te oefenen of te verdedigen;
  
• screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uit te voeren;
  
• misdrijven te voorkomen of op te sporen in gevallen waarin de wet ons verplicht zulke controles uit te voeren; en
  
• u aanvullende informatie over de arbeidsmarkt en arbeidskansen te sturen die interessant voor u kan zijn.
  

Websitegebruikers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• onze klantenservice te verbeteren en onze processen meer op u af te stemmen (waaronder onze website aan uw behoeften aanpassen);
  
• u te informeren over de wervingsdiensten voor alle gebieden waarop we actief zijn;
  
• u informatie te sturen waarvan u heeft aangegeven dat u die graag wilt ontvangen of u informatie te sturen over producten of diensten die u afneemt. Zulke informatie kan onder meer bestaan uit:
  
  • digitale en gedrukte nieuwsbrieven;
  • e-mails over ons dienstenaanbod en lanceringen van nieuwe producten;
  • herinneringen over de verlenging van uw producten of diensten; en
    
  • mogelijkheden om deel te nemen aan marktonderzoeken.
    

Afhankelijk van de door u geselecteerde voorkeuren communiceren we met u per post, telefoon, sms, e-mail of via andere elektronische methoden, zoals sociale en digitale media. Hierbij kunnen we gebruiksgegevens gebruiken om deze berichten te personaliseren en relevant voor u te maken.

Referenties:

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen om de referenties van een kandidaat na te trekken.

Visumaanvragers:

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens om uw visumaanvraag voor te bereiden en bijbehorende immigratiediensten te verlenen.

4. Met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld

Afhankelijk van de plaatselijke voorschriften in een rechtsgebied kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken aan:

• elk bedrijf binnen de Robert Walters-groep;
  
• potentiële werkgevers of opdrachtgevers;
  
• andere wervingsbureaus of tussenpersonen die het aanbod van personeel beheren;
  
• gegevensverwerkers van de Robert Walters-groep;
  
• organisaties die screenings en achtergrondonderzoeken voorafgaand aan indiensttreding uitvoeren;
  
• uw referenten;
  
• uw vorige werkgevers en relevante opleidingsinstellingen;
  
• uw beroepsorganisaties;
  
• overheidsinstanties en toezichthouders, waaronder belastingautoriteiten en socialezekerheidsinstellingen;
  
• externe leveranciers, waaronder andere wervings- en selectiebureaus, aanbieders van vacaturebanken, verzamelsites voor vacatures en leveranciers van beheerde services die deel uitmaken van onze aanvoerketen; en
  
• derde partijen wanneer we besluiten delen van onze activiteiten of activa te verkopen, over te dragen of te fuseren. Daarnaast kunnen we overgaan tot overname van of een fusie met andere bedrijven. Bij wijzigingen in onze bedrijfsstructuur kan een eventuele nieuwe eigenaar uw persoonsgegevens gebruiken zoals uiteengezet in dit beleid.
  

We staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Ze mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de aangegeven doeleinden en moeten daarbij onze instructies volgen, die onder meer naleving van dit beleid omvatten.

5. Rechtsgrondslagen

In sommige landen moeten Robert Walters-bedrijven die optreden als verwerkingsverantwoordelijke vaststellen welke rechtsgrondslag uit de toepasselijke wetgeving de basis vormt voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van onze relatie met u baseren wij ons, voor zover van toepassing, op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

Als u wilt weten op welke rechtsgrondslagen we de verwerking van uw persoonsgegevens baseren, kunt u contact opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

6. Bewaring

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verzameld, met inbegrip van het voldoen aan wettelijke, boekhoudings- of rapportageverplichtingen. De relatie tussen u en ons betekent voor ons dat we uw loopbaan ondersteunen gedurende meerdere functies en opdrachten. Met het oog hierop kunnen we, als het in redelijkheid aannemelijk is dat we een doorlopende relatie zullen hebben, uw gegevens bewaren voor een periode die aanzienlijk langer is dan één plaatsing of opdracht. 

Als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, zorgen we voor een passende en veilige verwijdering daarvan. Bij het vaststellen van een passende bewaartermijn voor persoonsgegevens nemen we de volgende factoren in aanmerking:

• de hoeveelheid persoonsgegevens en de aard daarvan;
•  de gevoeligheid van de gegevens;
  
•  het mogelijke risico op schade als gevolg van onrechtmatig gebruik of onrechtmatige bekendmaking van de persoonsgegevens;
  
• de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;
  
•  of we de betreffende doelen op andere manieren kunnen bereiken; en
  
•  de toepasselijke wettelijke vereisten.
  

In gevallen waarin we optreden als gegevensverwerker van onze opdrachtgever (de verwerkingsverantwoordelijke), bewaren we uw persoonsgegevens volgens de door de opdrachtgever voorgeschreven bewaartermijnen.

7. Uw rechten

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens worden bepaald door het land waarin u zich bevindt en de toepasselijke privacywetgeving. Deze rechten kunnen het volgende omvatten:

Als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

Als de wet dit toestaat, kunnen er voor inzage in uw persoonsgegevens of de uitoefening van een ander recht kosten in rekening worden gebracht. U hoort van ons of er kosten van toepassing zijn voordat we uw verzoek uitvoeren.

Daarnaast kunnen we bepaalde informatie opvragen om uw identiteit te verifiëren, om te controleren of u gerechtigd bent de in de bovenstaande tabel genoemde rechten uit te oefenen en om te voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verstrekt aan een onbevoegde.

We beantwoorden alle rechtmatige verzoeken binnen de wettelijke termijn (voor zover van toepassing).

8. Technologie

We gaan op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Af en toe gebruiken we technologische filters om binnengekomen sollicitaties te sorteren en kandidaten te koppelen aan specifieke vacatures. Als de beoordeling van uw sollicitatie voor een belangrijk deel met technologische middelen is uitgevoerd, zullen we u dit laten weten. Als we in verband hiermee contact met u opnemen en u van mening bent dat we bij de beoordeling van uw sollicitatie nog andere aspecten moeten meewegen, kunt u die aan ons doorgeven.

9. Veiligheid van gegevens

We gebruiken een combinatie van beveiligde digitale faciliteiten en papieren dossiers om uw persoonsgegevens te bewaren.

We hanteren passende beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens, waaronder bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies en onbedoelde vernietiging of beschadiging.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd die passende bescherming bieden tegen mogelijke schade als gevolg van ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk of onrechtmatig verlies, onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of beschadiging en ongeoorloofde inzage in of bekendmaking of beschadiging van uw persoonsgegevens, waaronder:

•  sloten en beveiligingssystemen;
•  encryptie;
  
•  gebruikersnamen en wachtwoorden;
  
•  virusscanners;
  
•  auditprocedures en regelmatige controles van de gegevensintegriteit; en
  
•  registratie van bestandsbewerkingen.
  

We verlenen medewerkers, vertegenwoordigers, contractanten en andere externe partijen alleen toegang tot uw persoonsgegevens als ze die om zakelijke redenen nodig hebben. Ze moeten bij de verwerking van uw persoonsgegevens onze instructies opvolgen en de bovengenoemde toegangsmaatregelen toepassen. Daarnaast geldt voor deze partijen een geheimhoudingsplicht.

We hebben met derden met wie we uw persoonsgegevens delen veiligheidsgerelateerde maatregelen afgesproken als waarborg dat de verwerking door deze derden aansluit bij de manier waarop wij uw persoonsgegevens beschermen.

Daarnaast hebben we procedures ingesteld voor de omgang met vermeende inbreuken op persoonsgegevens en we zullen u en de betreffende toezichthouder op de hoogte stellen als dat wettelijk verplicht is.

Als er volgens u er sprake is van misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, moet u dit direct bij ons melden via de contactgegevens in artikel 13 van dit beleid.

10. Opslag en doorgifte van persoonsgegevens

• Persoonsgegevens afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens uit het VK of de EER')

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens uit het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het VK en de EER. We kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld aan bedrijven van de Robert Walters-groep, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties doorgeven om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Tenzij we toestemming hebben of een uitzondering van toepassing is, zullen we bij doorgifte van persoonsgegevens uit het VK of de EER naar gebieden buiten het VK en de EER passende beschermingsmaatregelen treffen, bijvoorbeeld door goedgekeurde contractuele bepalingen toe te passen. We verstrekken op verzoek informatie over de beschermingsmaatregelen die we hebben ingesteld.

Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens uit het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het VK en de EER.

• Persoonsgegevens afkomstig van buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte ('Persoonsgegevens van buiten het VK of de EER')

Buiten het VK en de EER verzamelen we persoonsgegevens over personen in de volgende landen: Afrika, Australië, Brazilië, Canada, Chili, China (inclusief Hongkong en Taiwan), de Filippijnen, India, Indonesië, Japan, Maleisië, Mexico, het Midden-Oosten, Nieuw-Zeeland, Singapore, Thailand, de Verenigde Staten van Amerika, Vietnam, Zuid-Afrika, Zuid-Korea en Zwitserland.

Gezien de internationale aard van onze bedrijfsactiviteiten kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van buiten het VK of de EER door te geven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied waarin de gegevens zijn verzameld (het 'oorspronkelijke gebied'). Om onze wervingsdiensten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, kunnen we persoonsgegevens bijvoorbeeld internationaal doorgeven aan bedrijven van de Robert Walters-groep, potentiële werkgevers, dienstverleners en openbare of overheidsinstanties in elk van de bovenvermelde landen.

We zullen ervoor zorgen dat bij doorgifte van persoonsgegevens van buiten het VK of de EER naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied voldaan wordt aan de toepasselijke wetgeving. Wij, onze dienstverleners en/of de derden aan wie we persoonsgegevens van buiten het VK of de EER verstrekken, kunnen deze gegevens doorgeven naar gebieden buiten het oorspronkelijke gebied.

11. Privacybeleid van derden

Dit beleid gaat over de manier waarop de Robert Walters-groep uw persoonsgegevens behandelt. Lees ook het privacybeleid van de socialmedia-platformen en externe websites waarmee u websites van de Robert Walters-groep opent. We raden u aan het privacybeleid van deze sites door te nemen voordat u persoonsgegevens doorgeeft aan deze sites.

12. Wijziging van dit beleid

We behouden ons het recht voor om dit beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden zeven dagen voordat ze in werking treden aangekondigd op onze website. We kunnen spoedeisende wijzigingen doorvoeren in dit beleid als dit naar ons oordeel redelijk is, bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- of regelgevingseisen.

13. Contact met ons opnemen

Neem contact met ons op als u vragen of opmerkingen over onze privacyprocedures heeft of als u een verzoek tot uitoefening van uw privacyrechten wilt doen. U kunt:

• een e-mail sturen naar de mailbox voor uw land uit deze lijst

• contact opnemen met de Data Protection Officer (DPO): 
  Richard Harris 
  DPO@robertwalters.com

• Contact opnemen met onze vertegenwoordiger in de EU (ALLEEN VOOR RESOURCE SOLUTIONS UK):

Sandy Scott  
eu.representative@robertwalters.com

14. Landspecifieke informatie