De wet- en regelgeving in de financiële sector verandert continu. Vooral voor kleine financiële ondernemingen is het een uitdaging om alle nieuwe ontwikkelingen bij te benen. Ton van der Kooi, senior manager banking & financial services bij Robert Walters, ziet kleine financiële instellingen vaak worstelen met het bijhouden en implementeren van wetswijzigingen: ‘De impact van wijzigingen wordt door kleinere instellingen soms onderschat, waardoor zij te laat actie ondernemen.’

Wirwar aan regels 

Vooral regelgeving op het gebied van Anti Money Laundering (AML) en Environment, Social & Governance (ESG) zijn de laatste jaren sterk in ontwikkeling. Daarnaast worden al langer bestaande wetten, zoals de Markets in Financial Instruments Directive (MiFID) en de Payments Service Directive (PSD), regelmatig voorzien van een update. Tel daar de tientallen Q&A’s, richtsnoeren en sectorbrieven van nationale en Europese toezichthouders bij op, en het overzicht is ver te zoeken.

Passende implementatie van wetgeving

Van der Kooi adviseert om een vaste, gestandaardiseerde procedure in te voeren voor het omgaan met dit soort wetswijzigingen: ‘Als je een intern team optuigt voor alles wat met de wetswijziging te maken heeft, dan heb je een overzichtelijke workflow en een duidelijke eindverantwoordelijke. Ook geeft het je zicht op het proces, de aanpassingen, de transparantie en de bewijsvoering achteraf.’ 

Klinkt logisch, maar voor kleinere financiële instellingen is deze aanpak vaak te ambitieus. Die hebben niet de capaciteit en de financiële middelen om zulke teams voor langere tijd te laten functioneren. Toch heeft de wetgeving dezelfde impact en dezelfde deadline als bij de grote spelers. Hoe kun je als kleine financiële instelling toch verstandig met wetswijzigingen omgaan? 

1. Begin op tijd

De periode tussen de aankondiging van een nieuwe wet en de inwerkingtreding ervan, kenmerkt zich door onzekerheid. Waar grote organisaties in deze ‘tussenperiode’ de kans aangrijpen om te overleggen met de toezichthouders, zijn kleinere instellingen eerder geneigd om af te wachten, merkt Van der Kooi. En dat is riskant. 

Het voordeel van later beginnen – je kunt leren van de beginnersfouten die concurrenten maken – heeft een duidelijke keerzijde, volgens Van der Kooi. ‘Als gespecialiseerde teams van een grote bank al anderhalf jaar nodig hebben voor implementatie, waarom zou je dit als kleine instelling dan sneller kunnen?’ Bovendien is professionele ondersteuning naarmate de deadline dichterbij komt steeds lastiger te vinden. ‘De tarieven van extern ingehuurde teams stijgen dan snel: soms worden professionals wel 50 procent duurder. Begin dus op tijd met het aantrekken van de juiste mensen,’ adviseert Van der Kooi.

2. Zoek niet naar het schaap met de vijf poten

Maar waar begin je met zoeken? Voor grote implementatieprojecten zijn inhoudelijke specialisten onmisbaar. Deze subject matter experts kunnen volgens Van der Kooi juristen zijn, die de praktische impact van nieuwe of aangepaste wetgeving kunnen inschatten, maar ook compliance specialisten. Grote financiële instellingen leiden deze mensen vaak zelf op. Voor kleinere instellingen is het inschakelen van externe kennis meestal noodzakelijk. Dat kan natuurlijk bij adviesbureaus en advocatenkantoren, maar ook door te zoeken naar een passende interim professional. Die doen in kwaliteit niet onder voor de consultants van een adviesbureau. 

Van der Kooi: ‘De grootste uitdaging in compliance is dat iedereen in zekere mate moet pionieren. Niemand heeft vooraf ervaring met een nieuw wetgevingstraject. Dat geldt net zo goed voor consultants van adviesbureaus die je tegen de hoofdprijs inschakelt.’ 

Welk type interim professional adviseert Van der Kooi om in te huren? Het aanbod van senior specialisten is immers klein. ‘Omdat verschillende financiële instellingen rondom de inwerkingtreding van nieuwe wetgeving tegelijk naar dezelfde profielen zoeken, is het schaap met vijf poten lastig te vinden. Maar als je iets minder specifiek gaat zoeken, dan zijn goede kandidaten zeker beschikbaar. Bijvoorbeeld een betrouwbare regulatory specialist op medior niveau. Een professional die eerdere implementatietrajecten voor soortgelijke regelgeving bij eenzelfde type instelling heeft begeleid, is goed inzetbaar op een ander actueel wetgevingstraject,’ tipt Van der Kooi. 

3. Zorg voor duidelijk projectleiderschap

Nieuwe regelgeving heeft vaak gevolgen voor verschillende bedrijfsprocessen. Dat brengt een risico met zich mee, stelt Van der Kooi. ‘Soms gaan verschillende afdelingen binnen een instelling tegelijkertijd afzonderlijk aan de slag met een wetswijziging.’ Het gevolg? Dubbel werk en gebrekkige afstemming. 

Een wet kan door verschillende afdelingen compleet anders geïnterpreteerd worden, met alle gevolgen van dien. Het is belangrijk om de implementatieprocessen te stroomlijnen en intensief samen te werken. Dat kan volgens Van der Kooi het beste door een crossfunctioneel team samen te stellen. Hij adviseert bovendien om één eindverantwoordelijke aan te wijzen. Idealiter ligt deze eindverantwoordelijkheid bij de interne organisatie, maar als daar onvoldoende capaciteit is dan kan er overwogen worden om met een externe specialist in zee te gaan. ‘Belangrijk is wel dat de eindverantwoordelijke voldoende mandaat krijgt om zijn doelstellingen binnen de gestelde tijdslijnen te realiseren,’ adviseert van der Kooi tenslotte.

Meer informatie

Wilt u advies met betrekking tot het inhuren van compliance specialisten binnen uw financiële instelling? Neem dan contact op met Ton van der Kooi via 020 644 4655 of ton.vanderkooi@robertwalters.com.