Advies voor een tussentijds evaluatiegesprek

Wat is een tussentijds evaluatiegesprek?

Een tussentijds evaluatiegesprek wordt meestal halverwege het jaar gevoerd. Het gesprek is meer dan het afvinken van behaalde doelstellingen; het is een waardevolle kans om opnieuw contact te maken met je team, de voortgang te evalueren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit voor de tweede helft van het jaar.

In tegenstelling tot het beoordelingsgesprek, dat plaatsvindt aan het eind van het jaar, gaat het evaluatiegesprek over wat er de komende 6 maanden aankomt. Deze gesprekken zijn bedoeld om vast te stellen wat werkt, welke ondersteuning nodig is om jaarlijkse doelen te bereiken en bieden ruimte voor meer openhartige gesprekken over het welzijn van je teamleden, hun prestaties, ontwikkeling en beloning.

Tips voor een effectief tussentijds evaluatiegesprek

Volg onderstaande stappen voor een evaluatiegesprek waar jij en je medewerker concrete resultaten uithalen en onderlinge verwachtingen goed kunnen afstemmen. 

1. Voorbereiding op het gesprek

Een effectieve beoordeling begint al in de voorbereiding. Check de voortgang op de verschillende doelstellingen, identificeer knelpunten en denk na over verbeterpunten. Vergeet ook niet behaalde successen nogmaals te benoemen. Moedig je medewerker aan om het gesprek op dezelfde manier voor te bereiden. Dat zorgt voor een gelijk gesprek met meer diepgang. 

Jouw rol in het gesprek bestaat daarnaast uit het stellen van doordachte, open vragen met als doel je werknemer inzicht in het eigen functioneren te geven. 

2. Deel de gespreksonderwerpen vooraf 

Stuur minstens een week van tevoren een duidelijke agenda zodat je medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt, ook qua voorbereiding. Deze gespreksonderwerpen moeten aan bod komen tijdens een tussentijdse evaluatie:

Motivatie en werknemerstevredenheid

Feedback op prestaties, algemeen en op basis van kpi's

Ontwikkelingsdoelen en benodigde ondersteuning

Langetermijn carrièredoelen

Afspraken voor het komende half jaar

Salaris staat niet in deze lijst met gespreksonderwerpen, maar misschien begint je medewerker er zelf over. Zorg dat je voorbereid bent op vragen over een mogelijke salarisverhoging.  Met de Robert Walters Salary Survey kun je salarissen benchmarken zodat je weet of je medewerkers nog marktconform verdienen. 

Hoewel salarisverhogingen niet altijd mogelijk zijn, kunnen andere arbeidsvoorwaarden ook een cruciale rol spelen in het behoud van je medewerkers. Daarvoor is het belangrijk te weten wat jouw mensen belangrijk vinden. Is dat flexibiliteit, doorgroeimogelijkheden, of iets anders? Als je het niet weet, ga er dan samen over in gesprek zodat je waar mogelijk maatwerk kunt bieden.

3. Vraag eerst hoe het gaat

Voordat je direct de KPI's induikt, neem eerst een moment om te vragen hoe uw werknemer zich voelt in zijn werk. Halfjaarlijkse beoordelingen bieden de kans om zowel persoonlijke als professionele uitdagingen te erkennen en gewoon even te vragen: “Hoe gaat het met je?”

Hoewel veel bedrijven veel investeren in wellness-initiatieven, moet zorg voor welzijn niet stoppen bij werkplekvoordelen. Het is belangrijk dat werkgevers een balans vinden tussen het zorgen dat hun team realistische doelen behaalt en het luisteren naar hun behoeften.

Stress heeft een negatieve impact op zowel de motivatie als de prestaties van je medewerkers. Als er niets mee gedaan wordt, kan werkstress leiden tot hoger verloop, meer burn-outs, ziekteverzuim en lagere productiviteit.

4. Bespreek uitdagingen met deze vragen 

Bij het bespreken van prestaties is het belangrijk om feedback toekomstgericht en realistisch uitvoerbaar te maken. Erken successen, maar vraag ook:

Wat voelde de afgelopen zes maanden als insprirerend, en wat als frustrerend?

Waarin voelde je je het meest uitgedaagd?

Wat had je kunnen helpen om bepaalde obstakels te overwinnen?

Op welke projecten ben je trots en waarom?

Zijn er gebieden waar je extra ondersteuning of training zou willen?

Is er iets waarmee we als team zouden moeten starten of stoppen?

Deze voorbeeldvragen helpen je voorbij oppervlakkige feedback te gaan en tonen jouw interesse en openheid voor het doorvoeren van verbeteringen binnen het team.

5. Stel doelen bij waar nodig

De halfjaarlijkse evaluatie is en goed moment om afgesproken doelstellingen bij te sturen voor de tweede helft van het jaar. Een verandering in focus van de afdeling of de bedrijfsstrategie kan ervoor zorgen dat er nieuwe doelen bijkomen en andere zaken minder belangrijk worden. 

Een paar voorbeelden van doelen die aan bod kunnen komen in het evaluatiegesprek zijn:

Verhoog klanttevredenheidsscore van X% naar X%

Leid twee cross-functionele projecten in Q3 en Q4

Behaal een certificering in [relevante vaardigheid] voor het einde van het jaar

Ga aan de hand van open vragen in gesprek over vervolgstappen. Voorbeelden van vragen die je kunt stellen:

Wat moet de komende zes maanden prioriteit krijgen?

Welke dingen gaan goed, en waarin heb je meer ondersteuning nodig?

Zijn onze huidige doelen nog steeds realistisch en relevant?

Daarmee benut je dit gesprek als een moment om je teamlid te motiveren en een duidelijke richting te geven aan wat er van hem of haar verwacht wordt.

6. Voer een gesprek dat gericht is op groei van je medewerker

Focus in het gesprek op carrièreontwikkeling. Het GROW-model is hiervoor een nuttig framework:

Doel

Vraag:

Waar zie je jezelf over 1, 5 of 10 jaar?

Wat voor soort werk geeft je energie en doelgerichtheid?

Realiteit

Vraag:

Welke aspecten van je rol geven je voldoening, en welke zijn frustrerend?

Waar worden je sterke punten het beste benut?

Opties

Vraag:

Welke projecten, mentorprogramma's of netwerken zouden je kunnen helpen groeien?

Welke ervaring heb je nodig om de volgende stap te bereiken?

Afsluiting (actieplan)

Vraag:

Welke specifieke acties ga je uitvoeren?

Wat heb je nodig van mij als je manager?

Dit model houdt het gesprek gestructureerd en geeft je teamlid ruimte om voor uit te kijken. 

7.  Sluit af met vervolgstappen en vraag om feedback

Voordat je het gesprek afsluit vat je samen wat er is afgesproken. Welke doelen worden aangepast? Welke stappen gaan jullie in gang zetten? Welke ondersteuning ga je daarvoor bieden?

Sluit dan af met een belangrijke vraag: “Welke feedback heb je voor mij als je manager?”

Het geeft je medewerker ruimte om dingen bespreekbaar te maken, waardoor het gesprek gelijkwaardiger wordt.

Na afloop schrijf je een samenvatting van het gesprek. Het is daarvoor het handigst om een bulleted list te maken van behaalde resultaten, uitdagingen, vervolgacties en afgesproken ondersteuning.