Finance afdelingen binnen de not-for-profit sector zijn al jaren bezig met een inhaalslag. Er wordt vol ingezet op het efficiënter maken van processen, en is er meer oog voor de kwaliteit van data. De ambitie is er, maar veel publieke instellingen merken dat zij aanlopen tegen de grenzen van hun eigen expertise, merkt Debbie van Tiggelen, recruitment specialist voor finance binnen de publieke sector. Daarnaast worden de veranderingen niet altijd met open armen ontvangen. Directieleden gaan daarom steeds vaker op zoek naar een interim manager als partner in crime.
Wisseling van de wacht
Gedurende de pandemie was ‘zitten blijven’ het credo’ binnen de gehele arbeidsmarkt. Maar al vrij snel daarna zag Van Tiggelen veel verloop ontstaan in de directielaag van not-for-profit instellingen. ‘Er vond een soort stoelendans binnen de publieke sector plaats, die zorgde voor bredere kennisdeling en hernieuwde ambitie. Als je van bijvoorbeeld de zorg naar het onderwijs overstapt, kom je toch binnen met een andere visie op finance.’
Deze wisseling van de wacht zorgde voor een versnelde transitie van finance binnen de sector. De nieuw aangetreden directieleden kregen hierbij hulp uit onverwachte hoek: de ongekend krappe arbeidsmarkt. Vacatures voor vaste teamleden blijven momenteel lang openstaan, waardoor vaak een interim-oplossing vereist is. Van Tiggelen heeft de afgelopen maanden met verschillende instellingen gewerkt die deze situatie in hun voordeel laten werken. Hun visie: ‘als ik dan toch extra moet investeren, dan zoek ik gelijk iemand die de afdeling een sprong vooruithelpt.’
Sterke case
In de publieke sector is het loskrijgen van de financiële middelen voor verbeterslagen een project op zichzelf. ‘Het aannemen van een extra FTE ter verbetering van financiële processen is lastig te verantwoorden aan het bestuur, omdat de finance afdeling niet direct bijdraagt aan de kerntaak van de organisatie: mensen helpen.’ Die situatie verandert bij vertrek van een vaste medewerker, omdat er dan geen extra budget nodig is. Benut dat gat, adviseert van Tiggelen. Daarnaast zijn interim managers heel goed in het meetbaar maken van hun werk. Zij kunnen nog voor er een concrete opdracht is uitleggen hoe ze andere finance afdelingen geoptimaliseerd hebben en wat dat concreet opgeleverd heeft. ‘Interimmers staan altijd open voor een vrijblijvend gesprek. Gebruik hun ervaring, en bouw samen aan een sterke business case.’
Expertise vanaf de zijlijn
Finance afdelingen binnen publieke instellingen worden gerund door werknemers van wie de meesten er al jaren werken. Zij kennen hun werk door en door, waardoor ze hun taken efficiënt en vakkundig uit kunnen voeren. Managers groeien door van binnenuit en hebben een nauwe band met hun teamleden. Dit doorgroeimodel is zowel een zegen als een handicap. ‘Managers die nooit in een andere omgeving gewerkt hebben missen de kennis en ervaring om de afdeling anders vorm te geven. Een interim manager brengt nieuwe inzichten en kan daarnaast als coach fungeren.’ Zo werkte Van Tiggelen enkele maanden terug aan een opdracht bij een middelgrote zorgorganisatie. ‘Het hoofd financiële administratie droeg bij zijn vertrek iemand uit het team voor om zijn oude rol in te vullen. Een jaar later werd er een nieuwe manager planning & control aangenomen vanuit de private sector. Die zag al snel dat hoewel het team gedreven was, processen veel simpeler en efficiënter ingericht konden worden.’ Van Tiggelen vond een interim specialist die vanaf de zijlijn met het hoofd administratie mee keek, en samen met haar een kwaliteitsslag maakte. ‘Zo gebruik je the best of both worlds.’
Terug naar de basis
Van Tiggelen ziet grotere instellingen kiezen voor centralisatie van hun finance afdeling om een kwaliteitsslag te maken. Bij kleinere organisaties ziet van Tiggelen de wens meer te sturen op cijfers. Een business controller aannemen lijkt dan een logische stap. Maar dat blijkt iets te simpel gedacht, hoort Van Tiggelen de laatste tijd van verschillende opdrachtgevers. Vooral managers en directeuren die de afgelopen periode nieuw binnengekomen zijn bij een organisatie trekken aan de bel. Hun voorgangers hebben in hun enthousiasme om de finance afdeling te moderniseren namelijk een stap overgeslagen. Als de financiële administratie en financial control niet nauw samenwerken aan kwalitatief sterke data, dan is het voor een business controller namelijk onmogelijk de business partner rol goed te vervullen. ‘Zij zien nu een business controller die zijn werk niet kan doen omdat de basisprocessen niet op orde zijn, en vragen mij op zoek te gaan naar externe expertise in de vorm van een interimmer’. Een tijdelijke stap terug dus, om daarna te kunnen bouwen op een solide fundament.
Cirkel doorbreken
Of die interim professional uit de publieke sector moet komen of juist niet, hangt af van de situatie, vindt Van Tiggelen. Als interim ingezet wordt op managementniveau, dan adviseert zij op zoek te gaan in de profit vijver. ‘Veel opdrachtgevers hebben het gevoel in een kringetje te lopen waarin dingen gaan zoals ze gaan. Om dat te doorbreken heb je een frisse blik nodig, en ik merk dat opdrachtgevers openstaan voor mensen in de profit sector.’
Maar als de knoop doorgehakt moet worden dan blijken instellingen toch nog snel voor de ‘veilige optie’ te kiezen – een interimmer uit de eigen sector. Een gemiste kans, vindt Van Tiggelen. Veel belangrijker is het om te kijken naar de dynamiek van de organisatie. Voor veranderingstrajecten bij grote en complexe organisaties is het essentieel dat iemand zich in zo’n omgeving weet te bewegen. ‘Dan maakt het echt niet uit of die ervaring is opgedaan in de publieke sector, of bij een groot bouwbedrijf.’
Ze heeft de succesverhalen gezien van directieleden die voor een rigoureuzere aanpak kiezen. Zij zien de interimmer als partner in crime. Iemand die de moeilijke boodschap van verandering komt brengen. ‘Zij blijven zo zelf in de rol van ervaringsdeskundige, en spannen de interim manager voor hun karretje om de boel op te schudden.’
Meer informatie
Bekijk onze finance vacatures binnen de (semi) publieke sector. Voor persoonlijk advies met betrekking tot het werven van finance professionals binnen de not for profit kun je contact opnemen met Debbie van Tiggelen via 040 799 9910 of debbie.vantiggelen@robertwalters.com.
